高效远程办公指南 因为疫情，公司决定春节假期之后，先不上班，在家办公。但是，在家怎么办公呢？想要跟同事高效地远程协作，应该怎么办？ 很多公司，尤其是美国公司，在家办公是一个成熟的政策，这个政策叫Work from Home。 在一些特殊情况下，员工可以申请在家工作一天，甚至是一段时间。 跨国公司的办公室之间本来就分布得比较远，所以团队之间的跨地域远程协作是非常重要的基本技能。 现在，全国人民都在抗击新型肺炎，估计有不少公司都打算延迟开工，让大家晚一点返工，晚一点再进办公室。 晚一点上班并不意味着不开始工作，而是在家办公。 在家，是帮助疫情平复，办公，是帮助经济复苏。 非常时期，这两件事都特别重要。 可是，中国很多公司其实缺乏远程工作的经验，今天我就来与大家分享一下，在家办公，怎么高效完成远程工作。 01 在家办公最大的挑战，是远程之下，管理和沟通效率会大大下降。 下面，我们先给你拆解一下这个问题，先说管理和沟通效率为什么下降，然后再讲怎么办。 什么叫管理效率下降？ 管理效率下降，是因为你见不到一些员工了，你没办法非常快速地安排工作、调整节奏，员工在做什么，遇到什么问题，也没办法及时向你请示，得到你的指导，协同上就会遭遇挑战。 沟通上具体会遇到什么问题？ 大家在一起的时候，遇到问题，一抬头就能跟旁观同事说一嘴，需要协助就喊一声，大家可能还会快速地召集开会等等，这些事情在远程办公里都做不到。 尤其是每个人都在自己家里，如果有员工他不工作，你其实也不知道，他是不是因为心情焦虑，刷着疫情新闻无心工作，你也无法知道。 这些都会导致沟通效率下降。 怎么办？ 我分别是站在公司和员工的角度，给大家说几个建议： 第一个建议，加强定期沟通。 远程办公时沟通显得尤其重要，所以一定要加强定期的沟通。怎么样加强定期沟通呢？ 建议大家要开始实行两个制度： 第一个制度是早会制度； 第二个制度是晚报告制度。 这两个制度是远程工作有效率地基本保障。 什么意思？ 在公司上班的时候，谁准时上班，谁准时下班，就算你不打卡，大家其实也能看得到。 可是在家办公，你很难知道一个员工是不是准时上班的。 而准时上班这件事为什么重要呢？ 那是因为大家都在同一个时间段上班，才有彼此协同的基础。即便是远程工作，只不过是工作地点换了，工作时间段其实没有换。 这意思是说，你家里，依然是早上9点到下午6点上班的状态，这时间段不能换，因为大家需要协同。 怎么才能保证大家都9点上班呢？ 所以第一点，建立早会制度。 比方说，早上9点，每个部门都在微信群里开个语音会议，沟通一下今天我们要做的事情是什么，每个人分别要做什么。 每个人都在会议里简单地讲一分钟，说我今天大概要做这么一件事、两件事、三件事…… 简单地讲一讲就好，其实最重要的是大家互相提个醒，我们开工了。 早会制度非常重要。晚报告是什么意思？ 早会既然已经提出了，我们今天要做这件事，其实就给了管理一个非常重要的依据。 到了晚上，每个人需要通过钉钉或者企业微信，把自己的报告发出来，讲一下我今天做的事，每件事我做到什么程度了，今天的工作，我有一个怎样的结果交付给大家。 所以早会晚报告，这两个制度是进行远程办公时一个很重要的基本管理手法。 第二个建议，是把目标拆解为任务。 这句话意思是说，公司要懂得把本来是要在一天、一段时间里要完成的目标，开始拆解为每一天要完成的任务。 因为很多事情，工作周期可能是一周、一个月，甚至更长时间。 为了避免在远程办公时失去目标，我们需要把目标拆解到一个个任务上，把objective拆解为task。 目标要达成，每天的task也就是任务先要执行到位。 举个例子，公司要向客户交付一套非常大的代码，中间可能涉及到300多个功能。 作为项目管理者，就需要再把这个目标聚焦到这周干什么、今天干什么。 比如，今天的任务，第一，我要给客户打个电话，谈项目计划，疫情期间在家里完成设计。 第二，我要跟我的团队开会，这个会是要确定我们节后三个主要提案的方向是什么，并且由我的团队交付出来这三个方向的基本设计框架。 你看，把目标拆解为以天为单位的任务，这其实也在训练一个人的管理能力。 第三个建议，公司要为大家准备好线上协作工具。 我们今天的沟通工具已经非常好了，比如微信、企业微信和钉钉这一系列即时沟通工具。 但是大家办公的时候，往往要基于同一个文件、同一批文件协同，而即时沟通工具并不能传输大规模的文件。 所以给大家介绍几个工具。 文档类，大家可以用类似于石墨、Office365这样的软件，他们可以支持多人在同一篇文档上同时做修改。 有时候写一个项目计划或者一篇报告，老板、助理、项目经理、策划员工，大家可能一直站在电脑面前说，这个人说这么改，那个人说那么改，一起把文书改好。 这时候通过石墨或者Office365，大家可以在线共同修改同一篇文章，这个时候就达到了一个协同的目的。 传输类，我推荐可以用网盘。 比如说，大家把每一天工作的成果都上传到百度网盘，每天结束的时候，每个人都可以看到彼此交付的成果，第二天再基于这个成果来做第二天的工作。 百度网盘之外，钉钉和企业微信里面都有类似的功能。 还有沟通协作类工具，就是大家完成一个项目管理任务的工具，比较典型的就是像Teambition这样的工具，就是我在《5分钟商学院》里面介绍过。 比如前文第二个建议中，我们把目标拆解成任务。 这时，如果我们借助Teambition这样的工具，就可以在软件上创建一个“任务”，设好3W（who do what by when）,也就是：任务内容，执行者，和截止时间。 这样就可以大幅提高团队协作效率。 还有以前要开会，开会怎么开呢？ 你当然依然可以用微信，但是要开视频电话会议的话，今天也有很多的公司提供了基于互联网视频的一些电话工具，比如腾讯会议，大家可以在网上去搜索一下。 以上三个建议是从公司角度来看，下面，我再从个人角度分享一些建议。 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/6465b438a56e58fafab069dc5022aaea998f4192.html