凌乱不堪的办公桌是创造力和想象力的标志。 这是我给自己办公桌上常常堆积如山的文件、小玩意和San Pellegrino瓶找的借口而已。事实真相是，我太懒了。当我开始浪费更多时间寻找遗失的物品，而不是一个杰出而有创造性的人，我知道我该做些什么了。我将我的书桌收拾得井井有条，并已奇迹般地保持了3个月整洁。 方法如下： 1.使用一个系统来管理文件 在我的办公桌上大多数的杂物是文件。在最近的日志里，我写一个关于在计算机上组织文件的系统。同样的系统可以进行修改用以管理物理文件： 装备：一个放任何东西的地方 首先，您需要几个项目： 收件箱 这是一个标准的堆叠信件托盘。文档一般不放在这里。主要用来放备忘录、打印稿和一些随意放置的东西。 “孵化”箱 在您的收件箱架上，堆叠另一信函托盘用来放“搁置”的项目。这些项目你不准备在这里做或完成。他们也许是你正考虑阅读的文章，潜在项目的草图，和你可能出席地活动通告。 行动和备忘录文件 为此，Merlin Mann 的43 Folders 推荐一个A-Z 可折叠的文件夹。在这里放置需要耗时超过2分钟所做的文件。项目可能为填写表单和校对文档。你也可以使用一个备忘录文件作为增补。更多详细资料参照Merlin的教程。 当前项目文件架为此，使用一个文件架或小文件盒来收纳工作中的项目。为每个项目创建一个文件夹。 档案柜把已完成的项目，一般查阅的项目，以及其它任何你想重复看的文件放在档案柜里。使用简单的平面文件夹从A-Z有条理的组织好，而不是挂文件夹。 垃圾箱（垃圾桶、回收站和碎纸机）为避免扔掉文件，我不使用垃圾箱，因扔掉可回收纸张而感到内疚，或怕扔掉机密材料。而使用垃圾桶，回收站和碎纸机，则可以消除这些隐患。 用法：处理、组织与检查 处理将所有的文件放在你办公桌的收件箱文件盘里。如果它不适合，现在就把它放在次要位置。逐一审查每一个文件。问问自己：这个文件我能立即处理吗？如果是： A 立即处理 如果耗时少于2分钟，立即就做。 B 委托处理如果您不适合做它，那么将其交给其他能做的人。 C 推迟处理如果需要超过两分钟处理，除去那些在您的行动或备忘录文件。或者，它如果与项目相关，就将它放在您当前的项目文件架上。 组织 如果你不能立即处理那些文件，你可以： A 如果你不需要，就销毁、回收或用碎纸机碎掉。 B 如果你尚未准备好处理它，就将它放入孵化托架。 C 归档放入你的文件柜供以后使用。 检查该系统最重要的部分是为你处理收件箱和组织文件安排检查： A 每日 全天你随时都可以处理你的收件箱，但是一天至少进行2次：一次为中午12点左右，另一次为一天的结束。在一天结束时你必须清空它，使得你的收件箱在早晨是崭新的。 B 每周 在一周结束时，将已完成的方案项目放入您的文件柜。审查你的孵化盘，并决定您准备处理的一些文件，以下是您将处理收件箱的步骤。将你回收站的项目放入办公室城里的主回收站。 C 每月 在月末，检查你的文件柜和消除一些你认为再不需要的文件。 2.消除即时贴便条 停止用即时贴便条为你提醒重要信息。它们很容易丢失，当粘满你的显示器周围时又影响美观。而可以在你的办公桌上放一些笔记簿替代即时贴。当然使用GTD工具更好些，如商务用的PDA和kGTD去记录你需要做的事情。 3.碎掉那些打印件 一个文件打印并发挥效能后就扔掉它。你的电脑里已经有一个拷贝，所以你不要继续让它躺在你的办公桌上。 4.在你的办公桌上经常放有空文件夹和标签 你不将文件归档的原因是由于寻找文件夹和标签太麻烦了。把一堆空文件夹和标签放在触手可及的地方，你就没有任何借口可找了。 5.使你的检查成为习惯 用iCal（译者注：电子日历）安排日程或日历程序使你的办公桌在下班前变得整 本文来源：https://www.wddqw.com/doc/618369ebaeaad1f346933f50.html